Molte collaborazioni non si complicano perché mancano entusiasmo o buona volontà, ma perché ognuno entra con un’idea diversa di ciò che dovrebbe fare l’altro: parlare prima di ruoli, tempi, decisioni e limiti evita di trasformare il non detto in risentimento
All’inizio di una collaborazione c’è spesso entusiasmo.
L’idea piace.
Le persone si trovano bene.
C’è energia.
Sembra quasi brutto fermarsi a parlare di regole, responsabilità, tempi, confini.
“Ci capiremo.”
“Vediamo strada facendo.”
“Non serve essere così rigidi.”
E a volte funziona.
Ma molte volte il problema non arriva perché manca fiducia.
Arriva perché due persone hanno immaginato due collaborazioni diverse senza dirselo.
Una pensa che l’altra risponderà sempre in giornata.
L’altra considera normale rispondere quando può.
Una immagina decisioni condivise.
L’altra pensa che alcune decisioni spettino chiaramente a lei.
Una considera un’attività parte dell’accordo.
L’altra la vede come extra.
Nessuno sta necessariamente agendo in malafede.
Semplicemente stanno lavorando su due mappe diverse.
Per questo oggi credo che chiarire prima non renda una collaborazione meno spontanea.
La rende più libera.
“Ci capiamo al volo” non è una struttura
Avere sintonia aiuta tantissimo.
Ma la sintonia non sostituisce gli accordi.
Puoi andare molto d’accordo con una persona e avere idee completamente diverse su tempi, qualità, disponibilità e responsabilità.
Le relazioni più serene non sono sempre quelle senza regole.
Spesso sono quelle in cui nessuno deve indovinare cosa si aspetta l’altro.
Definite cosa state costruendo insieme
Sembra ovvio, ma non sempre lo è.
Qual è l’obiettivo?
Che cosa significa “funziona” per entrambe?
Un risultato economico?
Un progetto concluso?
Una crescita di visibilità?
Un servizio migliore?
Un periodo di prova?
Se non condividete la stessa definizione del risultato, potreste lavorare bene e sentirvi comunque entrambe insoddisfatte.
I ruoli devono essere nominati
“Ci dividiamo le cose.”
Come?
Chi prende le decisioni finali su un tema?
Chi esegue?
Chi controlla?
Chi comunica con l’esterno?
Chi tiene le scadenze?
Chi gestisce un problema se qualcosa salta?
Quando i ruoli restano vaghi, le attività meno piacevoli tendono a restare in mezzo.
O, al contrario, due persone fanno la stessa cosa e si pestano i piedi.
Responsabilità non significa fare tutto da soli
Essere responsabile di un’area non vuol dire non poter chiedere aiuto.
Significa che quella persona sa che deve assicurarsi che la cosa venga gestita.
Può delegare una parte.
Può chiedere supporto.
Ma non lascia semplicemente il compito sospeso perché “pensavo lo facesse qualcun altro”.
La responsabilità nominata riduce molte incomprensioni.
Parlate di tempi prima che diventino un problema
“Appena possibile” può significare due ore per una persona e tre giorni per un’altra.
“Urgente” non ha lo stesso significato per tutti.
Meglio definire.
Entro quando rispondiamo normalmente?
Che cosa consideriamo urgente?
Come ci avvisiamo se non riusciamo a rispettare una scadenza?
Quali giorni o orari non siamo disponibili?
Non serve costruire un regolamento infinito.
Serve togliere ambiguità dove sapete che può creare tensione.
La disponibilità non dovrebbe essere data per scontata
Uno dei confini più importanti riguarda il tempo.
Essere in una collaborazione non significa essere reperibili sempre.
Puoi avere orari.
Giorni off.
Spazi familiari.
Altri progetti.
Se una relazione professionale richiede disponibilità particolare, va detta prima.
Il confine è molto più facile da accettare quando non arriva come sorpresa nel momento di bisogno.
Chiarite come prendete le decisioni
Tutto insieme?
Alcune decisioni spettano a chi ha una competenza specifica?
Esiste un budget entro cui una persona può decidere da sola?
Che cosa richiede l’accordo di entrambe?
Quando non lo definite, ogni decisione può diventare una battaglia sul potere.
La chiarezza evita che il disaccordo su una scelta diventi un disaccordo su chi conta di più.
Parlate anche di denaro
È uno dei temi che più facilmente rimandiamo perché sembra poco elegante.
Quanto vale il lavoro?
Come vengono divisi ricavi o costi?
Quando si paga?
Che cosa è incluso?
Che cosa è extra?
Che cosa succede se il progetto richiede più tempo del previsto?
Il denaro non rovina automaticamente una relazione.
Il non detto sul denaro può farlo molto più facilmente.
Definite che cosa appartiene a chi
Idee.
Materiali.
Contatti.
File.
Accessi.
Contenuti.
Strumenti.
Se la collaborazione finisse domani, chi può usare cosa?
Non serve pensare al peggio.
Serve evitare di scoprire troppo tardi che avevate dato per scontate cose diverse.
La privacy e la riservatezza vanno nominate
Durante un lavoro insieme puoi conoscere informazioni personali, strategiche o economiche.
Non tutto ciò che sai diventa automaticamente raccontabile.
Chiarire che cosa deve restare riservato protegge entrambi e crea un terreno più sicuro.
Non dare per scontato lo stesso standard di qualità
“Fatto bene” è soggettivo.
Per qualcuno significa consegnato e funzionante.
Per un altro significa rifinito nei minimi dettagli.
Se una parte del progetto richiede uno standard preciso, mostratelo.
Esempi.
Checklist.
Criteri.
La qualità è più facile da chiedere quando è stata spiegata.
Decidete come gestire gli errori
Gli errori arriveranno.
Che cosa succede?
Si comunica subito?
Chi corregge?
Come si coprono eventuali costi?
Quando un errore va condiviso con un cliente?
Avere una logica prima riduce la tentazione di nascondere o scaricare la responsabilità quando la pressione sale.
Chiarite anche come vi darete feedback
Posso dirti una cosa direttamente?
Preferisci che ne parliamo in privato?
Come segnaliamo qualcosa che non sta funzionando?
Sembra un dettaglio.
In realtà stabilire che il feedback è previsto rende meno traumatico il momento in cui arriva.
Non diventa una dichiarazione di guerra.
Diventa parte del lavoro.
Un confine detto prima è più gentile di un limite esploso dopo
“Dopo le 19 non rispondo, salvo emergenze definite.”
“Non posso prendere decisioni su questa area senza confrontarci.”
“Non posso aggiungere altre attività senza rivedere tempi e compenso.”
Dirlo prima può sembrare rigido.
Dirlo dopo mesi di frustrazione, urlando, sarà molto peggio.
I confini funzionano meglio quando sono informazioni, non punizioni.
Le aspettative devono essere reciproche
Non basta dire cosa vuoi tu.
Chiedi anche all’altra persona.
Che cosa si aspetta da me?
Che cosa considera fondamentale?
Che cosa teme possa creare problemi?
Di quali informazioni ha bisogno?
Una collaborazione non è un elenco di richieste consegnato da una parte all’altra.
È un accordo.
Mettere tutto per iscritto non significa non fidarsi
Un riepilogo scritto aiuta la memoria.
Soprattutto quando un progetto cresce.
Non deve essere per forza un contratto complesso per ogni cosa.
Può essere un documento condiviso.
Una mail.
Una pagina con ruoli e scadenze.
Scrivere serve a ricordare la stessa versione dell’accordo.
La memoria, invece, tende ad adattarsi a ciò che ci conviene ricordare.
Lasciate spazio per cambiare gli accordi
Una collaborazione viva cambia.
Un ruolo cresce.
Una persona acquisisce più competenze.
Il progetto diventa più grande.
Ciò che funzionava all’inizio potrebbe non funzionare sei mesi dopo.
Gli accordi non devono diventare gabbie.
Devono essere rivisti.
“Questa divisione funziona ancora?”
“C’è qualcosa da cambiare?”
Una verifica periodica evita molte crisi improvvise.
Non aspettare che l’altro legga la tua fatica
Questo succede spesso.
Continui a fare.
Ti carichi qualcosa in più.
Pensi che sia evidente.
Poi ti arrabbi perché nessuno si accorge.
Ma ciò che per te è evidente potrebbe non esserlo per l’altra persona.
Parla prima.
“Questa parte sta diventando troppo per me.”
“Dobbiamo ridistribuire.”
La comunicazione non toglie valore al tuo impegno.
Evita che diventi invisibile fino all’esplosione.
Chiarire non elimina i conflitti
È importante non idealizzare.
Potete definire tutto e comunque discutere.
Le persone cambiano idea.
Commettono errori.
Interpretano.
Ma quando esiste una base condivisa, il conflitto parte da qualcosa di concreto.
Possiamo tornare all’accordo e chiederci: cosa non ha funzionato?
Senza base, ogni discussione diventa una guerra di percezioni.
Gli accordi mostrano anche le incompatibilità prima
Questa è una grande utilità.
Se una persona vuole disponibilità continua e l’altra non può offrirla, è meglio saperlo all’inizio.
Se una vuole dividere ogni decisione e l’altra vuole autonomia completa, va discusso.
Non tutte le incompatibilità devono essere superate.
A volte sono informazioni che ci dicono che non siamo adatte a lavorare insieme in quel modo.
La chiarezza protegge la relazione dal risentimento
Molto risentimento nasce dalla frase: “pensavo che avresti…”
Pensavo che mi avresti avvisata.
Pensavo che te ne saresti occupata tu.
Pensavo che fosse compreso.
Pensavo che avremmo deciso insieme.
Più possiamo trasformare i “pensavo” in accordi espliciti, meno spazio lasciamo a delusioni costruite su aspettative invisibili.
Voglio collaborazioni in cui non devo indovinare
Non voglio lavorare in un clima dove ogni scelta è un test nascosto.
Dove capisco che una cosa era importante soltanto dopo averla sbagliata.
Dove un confine esiste ma nessuno l’ha mai detto.
Voglio chiarezza sufficiente per poter essere responsabile.
E voglio offrirla anch’io.
Perché parlare di ruoli, confini e responsabilità non toglie umanità alla collaborazione.
Le dà una struttura abbastanza solida da permettere alla fiducia di crescere senza dover continuamente riparare ciò che nessuno aveva avuto il coraggio di chiarire prima.
Con amore e fiducia, Vanessa Galperti 💛
